Gestão de Consultórios: dicas e como evitar erros comuns

Conheça os principais pontos da gestão de consultórios a se levar em conta na hora de planejar seu empreendimento para ter mais sucesso com seu novo negócio.

Encarar seu consultório médico como um negócio é uma primeira forma de fazer com que ele alcance, rapidamente, o sucesso.

Para isso, conhecer técnicas e os meandros da gestão de consultórios é tão importante para todos aqueles que estão começando a planejar a abertura do seu próprio espaço de consultas ou para quem precisa repensar as suas práticas de atendimento.

Trazemos ideias para a gestão de clínicas e consultórios, para que você possa, de forma prática, conhecer quais são os principais pontos que exigem a sua atenção nessa nova jornada.

Para que ela seja sempre bem sucedida, você sabe que pode contar com todo o suporte da Mobiloc, por meio dos seus produtos exclusivos para equipar seu consultório!

O que é gestão de consultórios?

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A gestão de consultórios é um conjunto de ações de nível administrativo com o objetivo de organizar, monitorar e traçar estratégias para o sucesso de uma clínica ou consultório médico.

Para que as estratégias resultem no sucesso da sua clínica, alguns outros ingredientes, da relação interpessoal, também são fundamentais, como liderança, organização e gerenciamento de equipes.

Através da gestão, conseguimos organizar os processos da nossa equipe, conduzindo-a sempre no percurso que irá nos conduzir aos nossos principais objetivos.

A gestão, por si, se fundamenta pela busca de resultados que serão conquistado através de ações específicas.

Essas ações devem ser definidas para que o médico tenha também condições de mensurar resultados, redirecionando, assim, o percurso sempre que identificar um distanciamento desses objetivos.

Por que dar atenção à gestão do consultório?

Quando damos mais atenção aos processos de gestão do consultório médico, certamente caminhamos em direção ao sucesso do nosso empreendimento.

Isso porque o processo de gestão contribui com uma melhor tomada de decisão, com um melhor direcionamento dos nossos investimentos e ainda um melhor atendimento do nosso paciente.

Um consultório médico que tem uma boa gestão, também tem uma equipe mais focada naqueles pequenos detalhes que fazem com que o negócio se desenvolva:

  • Atenção ao paciente;
  • Bom gerenciamento da agenda médica;
  • Melhor organização do espaço do consultório.

Com isso, o consultório funciona de forma melhor e, funcionando melhor, atraímos mais pacientes naturalmente.

Um bom processo de gestão de consultórios tem como base a atenção aos colaboradores, ao espaço de atendimento e ainda aos investimentos necessários para que o consultório sempre esteja antenado a boas práticas e tecnologias.

Através dessa atenção, é possível garantir mais longevidade para a clínica, processos e projetos com mais resultados e, por fim, um melhor atendimento ao paciente.

Importância da gestão de consultório médico eficiente

Quando aplicamos ao nosso consultório médico as melhores práticas de gestão, notamos que o ambiente melhora e os resultados acabam surgindo de forma mais rápida.

Isso se deve, sobretudo, ao fato de que a área da saúde é muito competitiva e diariamente surgem mais e mais profissionais disputando por um mercado em que aquele que ganha mais espaço é aquele que presta um melhor serviço.

Portanto, é fundamental buscar logo aplicar técnicas de gestão de consultórios realmente transformadoras ao seu negócio.

Isso vai fazer com que você tenha mais sucesso, mais pacientes e, tão importante quanto, um melhor ambiente para trabalhar com tranquilidade.

Como fazer uma gestão de consultórios eficiente?

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Para fazer uma gestão de consultórios com eficiência precisamos nos atentar a algumas ações e alguns pontos. Confira as nossas principais dicas:

Conte com uma equipe qualificada

Para que você possa prestar um atendimento de excelência ao seu paciente, é preciso que a sua jornada em seu consultório seja positiva do começo ao fim.

Já na recepção, é importante que seu paciente encontre uma pessoa não só disponível para atendê-lo, mas realmente disposta a ajudá-lo.

Depois, com a secretária, seu paciente também deve encontrar um rosto amigável, uma pessoa paciente e realmente conhecedora dos processos do seu consultório, capaz de responder a qualquer dúvida que seu paciente possa ter.

Uma equipe qualificada, que receba com carinho e cuidado o seu paciente, é capaz de tornar a sua consulta também mais segura, uma vez que haverá, no seu atendimento médico, uma continuidade desse fluxo positivo.

Ainda que o seu consultório conte apenas com a secretária para o atendimento, é fundamental que ela seja receptiva com seu paciente.

Essa sensação de conforto ao ser recebido realmente é transformadora e você pode notar o quanto ela faz diferença repensando os melhores atendimentos médicos que você, enquanto paciente, já teve.

Invista em equipamentos médicos de qualidade e decoração

O espaço do seu consultório deve ser confortável, inspirando qualidade e, sobretudo, a sensação de que esse é um espaço seguro para o seu paciente.

A sua decoração não precisa ser luxuosa, mas deve ser, sempre, tranquilizante e absolutamente limpa.

Esses detalhes fazem toda a diferença quando se trata do primeiro contato que seu paciente terá com o seu consultório médico.

Em relação aos equipamentos médicos, é fundamental que eles estejam alinhados com as tecnologias mais atuais, levando mais segurança para seus pacientes e te auxiliando a traçar melhores diagnósticos.

Atente-se ao faturamento e aos processos administrativos

É fundamental buscar a organização dos processos de gestão do seu consultório médico, sobretudo em relação ao faturamento.

É importante que todo o processo administrativo sempre esteja em dia para que você possa, de fato, saber qual o seu lucro.

Ficar de olho sempre nos impostos, nas dívidas e em qualquer outra conta regular ou não, é importante para que a sua gestão sempre esteja em dia com as contas que o consultório gera.

Faça a higienização e manutenção do seu espaço

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Quando se trata de um consultório médico, é fundamental que ele sempre esteja impecavelmente higienizado.

A qualidade dos aparelhos e a manutenção dos equipamentos médicos é imprescindível em uma clínica ou consultório de sucesso.

Portanto, não devemos economizar em treinamentos, equipamentos e pessoal para manter o consultório sempre muito limpo e em bom funcionamento.

Isso inspira a confiança do seu paciente e, ainda mais importante, adéqua o ambiente às recomendações da Vigilância Sanitária.

Além disso, convenhamos: nada mais frustrante do que entrar em um ambiente sujo, empoeirado e desorganizado.

Por fim, sempre oriente seus colaboradores a manter a organização do espaço de trabalho, contribuindo, assim, para que o ambiente esteja sempre limpo.

Conte com uma equipe de assessoria e marketing

Hoje, quando se trata da gestão de consultórios, é fundamental buscar também por uma boa estratégia de marketing.

Contar com um profissional que compreenda estratégias de marketing para consultórios médicos é essencial, sobretudo para que você possa alcançar mais pacientes.

É preciso que esse profissional esteja também antenado com as limitações e as regras que o Conselho Federal de Medicina impõe sobre a publicidade médica, a fim de garantir legalidade para suas ações.

Realize pesquisas de satisfação

A melhor forma de garantir que você tenha conhecimento sobre as opiniões do seu paciente em relação à sua clínica, é implementando um bom sistema de pesquisa de satisfação.

Através dos resultados dessa pesquisa, é possível repensar a experiência do seu paciente com relação ao ambiente da sua clínica e ao seu atendimento.

Assim, você garante uma constante melhora dos processos de gestão do consultório, do seu atendimento e do atendimento da sua equipe.

Adote um programa de gestão

Um sistema de gestão garante maior controle, dinamismo e praticidade para o dia a dia da sua clínica.

Atualmente o mercado de tecnologia voltado à medicina oferece diversas soluções para garantir mais praticidade no dia a dia de uma clínica médica.

Com ele, reduzimos custos com processos de contabilidade, conseguimos observar rapidamente e em um só lugar em que ponto andam as nossas metas e ainda fazemos um controle financeiro mais seguro.

Antes de contratar um software, no entanto, é fundamental observar alguns serviços que o desenvolvedor oferece:

  • Suporte;
  • Atendimento;
  • Alterações e personalização que sua clínica necessite;
  • Controle de agendamento de consulta e prontuário digital.

Se o software contratado fornece esses serviços, certamente é uma ótima escolha!

Dicas para a gestão de consultórios e controle de processos

Para a gestão de consultórios ser feita sem segredinhos e sem enrosco, aposte em controle de processos.

Saiba mais:

1. Mapeie seus processos e busque otimizá-los

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Agora que você já sabe da importância de criar processos e rotinas para a sua equipe, atenção: só desenhá-los não é suficiente.

Para além de traçar processos, é fundamental acompanhá-los, tornando cada vez mais eficientes.

Observe, portanto:

  • Atendimento ao paciente;
  • A forma com que são recebidos, feitos e confirmados os agendamentos;
  • Sistema de cobrança de consultas, procedimentos e reconsultas;
  • Formato de prescrição e renovação de receitas.

Se você já tem anos de consultório, certamente você já tem processos instituídos. Com base neles, agora basta atualizá-los, combinando as rotinas com os seus colaboradores.

2. Seja o líder e tome decisões

Uma boa equipe de trabalho se fundamenta sobre as ações de um bom líder.

Embora muitos ainda possam se confundir, o líder não é, apenas, o chefe.

Ele é aquela pessoa que toma a frente em busca da resolução de problemas que possam comprometer a equipe de trabalho e seus pacientes.

Além disso, o líder melhora os fluxos e as atividades desenvolvidas no consultório, buscando por melhores resultados e pelo bem estar de sua equipe.

Portanto, é fundamental que você se assuma como líder da sua equipe, tomando decisões que realmente impactem positivamente na rotina de atendimento ao seu paciente.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Utilizando um bom software de gestão e de acompanhamento das rotinas médicas, é possível também otimizar os processos do seu consultório médico.

Se você trabalha em parceria com mais de um médico, é ainda mais importante ter maior controle sobre as rotinas de atendimento do seu consultório.

Alguns sistemas de gestão criam várias agendas que podem ser customizadas e intercambiadas, impedindo, assim, que haja conflito de horários, por exemplo.

Além disso, é também possível identificar rapidamente os ganhos de cada profissional, os atendimentos pro plano de saúde e o movimento de caixa dos atendimentos particulares.

Utilizando um software de gestão com tantas opções, sobra tempo para se dedicar ao que mais importa: seu paciente e o bem estar dele.

4. Sempre motive a sua equipe

Quando se trata da gestão de consultórios, um dos pontos nevrálgicos das ações acaba se relacionando com as equipes.

Para que os processos estejam sempre otimizados, funcionando de forma adequada e de forma ordenada, é fundamental que sua equipe esteja alinhada com os princípios do seu consultório.

Com uma equipe desmotivada e desalinhada não importa quão incríveis sejam os processo de gestão de consultórios que você desenvolva, eles serão falhos e não terão bons resultados.

Para isso, é absolutamente indispensável alinhar a liderança, os processos de gestão e a motivação da sua equipe.

Todos devem dominar os passos do processo de atendimento e devem, sobretudo, participar do planejamento do seu próprio trabalho.

Dessa maneira, é possível tornar a equipe mais autônoma, mais empoderada e, portanto, mais feliz com seu próprio trabalho.

5. Cuide da comunicação interna

Quando se trata da comunicação interna, é fundamental adotar processos mais eficientes, que contribuirão com uma boa gestão de consultórios.

Sempre que a comunicação com seus colaboradores se dá de forma assertiva, responsável, educada e cordial, os resultados acabam por motivar, também, o seu trabalho.

Treinamento, feedbacks e a busca por constantes melhorias são formas incríveis de humanizar o atendimento, os processos e o trabalho, de forma geral.

Esteja, portanto, sempre aberto para receber de forma gentil seus colaboradores, auxiliando-os com os problemas que possam surgir no dia a dia.

Dessa forma, é possível garantir que todos trabalharão de forma mais responsável e mais dinâmica.

Erros mais comuns na gestão do consultório médico

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Conhecer os erros mais comuns na gestão de consultórios pode prevenir os insucessos que outros profissionais já enfrentaram.

Veja mais sobre eles!

Não estabelecer metas para o seu consultório

Tenha uma meta e se esforce para cumpri-la.

Não ter uma meta é um dos erros mais comuns na gestão de consultórios médicos, sobretudo porque expressa uma maneira de ver o empreendimento que não se alinha a de um negócio.

Ter metas ajuda a definir exatamente pelo que sua equipe deve trabalhar, o que deve buscar e o que deve fazer para alcançá-las.

Você pode ter metas de diferentes tipos, tais como de atendimento, de número de pacientes e até de faturamento.

Com base nessas metas, desenhe percursos para conquistá-las e acompanhe sempre o trabalho das equipes para a realização dos objetivos.

Não ter controle sobre o fluxo de caixa

Se você quer, de fato, se alinhar com uma ideia mais profissional da gestão de consultórios, é indispensável que você tenha controle absoluto sobre o fluxo de caixa.

Para começar, entenda a origem de todas as receitas e das despesas que o seu consultório tem para funcionar. Use um software de gestão para isso.

De acordo com essas variáveis, monte uma estratégia para evitar os gastos que podem existir e que não estejam previstos e planeje uma gestão do orçamento.

Desorganização da agenda de atendimento do consultório ou clínica

Nada, absolutamente nada, é pior para um paciente do que ter sua consulta ou procedimento atrasado ou, ainda pior, não ter sua consulta agendada.

Se isso faz parte do seu dia a dia, é fundamental buscar um sistema de gestão de agenda para o seu consultório ou clínica.

Isso vai permitir que você rapidamente identifique o tempo necessário para atender cada paciente, com atenção e cuidado e sem deixar que uma fila se forme na sala de espera.

Como solução para esse problema tão comum da gestão de consultórios, ofereça treinamentos constantes suas secretárias.

Dessa forma, elas poderão compreender melhor o dinamismo da sua agenda, sem te sobrecarregar e tampouco deixar pacientes esperando.

Misturar as contas pessoais com as contas do consultório médico

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Um dos erros mais comuns quando pensamos nas formas de gestão de consultórios é a confusão que podemos fazer entre as finanças pessoais e as finanças do consultório.

É importante que, logo ao começar, você institua um salário para você, que não encare todos os lucros do consultório como seus lucros.

Esse planejamento irá permitir que você possa, com o tempo, melhorar equipamentos e o ambiente do seu consultório, reinvestindo seus lucros e ainda mantendo seu salário em dia.

Segundo a pesquisa Causa Mortis, do Sebrae, misturar as finanças é uma das coisas que mais leva as empresas ao fechamento. Fique de olho!

Atrasar atendimento ou entrega dos exames

Esse é um dos piores erros que podemos cometer na gestão de consultórios.

Para o seu paciente, tudo funciona da mesma forma como funcionaria em uma loja: se ele não está satisfeito, seja com o atendimento, seja com o produto, ele vai buscar outra loja que ofereça a experiência que ele deseja.

Portanto, fique sempre de olho na sua agenda e treine suas secretárias para minimizar tanto quanto for possível o índice de atrasos.

Seja em consultas ou exames, identifique rapidamente aqueles pacientes que demandarão mais tempo e aqueles que podem ser atendidos mais rapidamente.

Comunicação interna inadequada

A comunicação é coisa séria no seu consultório e minimizar seus ruídos é fundamental para toda e qualquer gestão de consultórios.

Os ruídos da comunicação podem te levar a tomar decisões pautadas em informações não totalmente compreendidas ou, ainda, fazer com que a sua equipe aja de acordo com o entendimento errado de alguma instrução.

Prefira sempre reforçar tudo aquilo que é comunicado em reuniões ou em treinamentos através de textos, seja por e-mail, seja por mensagens, deixando tudo disponível para consulta posterior também.

Sucateamento de aparelhos para exames médicos

Quando não assumimos a responsabilidade de fazer a manutenção dos nossos equipamentos médicos, reduzimos consideravelmente a vida útil desses insumos.

E nada pode ser pior para a imagem do nosso consultório do que aquela de um ambiente que parou no tempo.

Utilize sempre equipamentos com a manutenção em dia e saiba atualizá-los, deixando sua clínica ou consultório médico à frente das inovações.

Não oferecer atendimento eficiente

Você já teve a sensação de não ter sido atendido realmente pelo seu médico? Ou a de que falou e falou com a secretária sem ter recebido a devida atenção?

Isso tudo afeta de forma brutal a imagem da sua clínica ou consultório médico e afasta de forma rápida seus pacientes.

Quando seu paciente fizer o primeiro contato é fundamental que ele seja realmente atendido, com atenção e cuidado.

O mesmo deve acontecer também quando ele chegar no consultório, desde o momento da recepção e até o atendimento médico.

Não oferecer treinamentos e atualizações da equipe

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Imagine ter um consultório médico moderno, com equipamentos novos, com um profissional super qualificado e um péssimo atendimento.

Por mais absurda que essa situação possa parecer, ela é mais comum do que parece ser.

Essa contradição, aparentemente, é resultante da total falta de treinamento de equipes e deve, a todo custo, ser minimizada.

É por conta disso que desenvolver rotinas de atendimento, treinar e acompanhar processos é tão importante.

Sobretudo porque é o atendimento ao seu paciente que será determinante para que ele retorne ao seu consultório.

Não investir em marketing médico e divulgação

O marketing médico é regulado pelo Conselho Federal de Medicina através da resolução 1.974/11.

Embora limite e lance parâmetros para a divulgação de serviços médicos, é fundamental compreender que não proíbe o marketing médico.

Assim, conhecendo a resolução, é possível elaborar uma estratégia de marketing legal, aumentando o alcance da divulgação dos seus serviços para potenciais pacientes.

Conclusão

Montar um consultório médico pode ser bastante desafiador, sobretudo para quem está dando os primeiros passos na profissão.

No entanto, quando seguimos adequadamente boas práticas de gestão de consultórios, conduzimos nosso negócio com mais efetividade para o sucesso.

Deixar de observar essas boas práticas pode, realmente, fazer com que percamos o nosso investimento sem que tenhamos o retorno esperado e a consolidação do nosso consultório.

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